L’automatisation est devenue un levier incontournable pour les entreprises cherchant à optimiser leurs opérations sales et marketing.
Parmi les outils qui peuvent être utilisés par les entreprises et les centres de contact, il y a l’automate d’appel. Il est réputé pour être la solution la plus hotshot pour les campagnes de démarchage téléphonique.
Cependant, quelle est la meilleure façon d’utiliser cette technologie d’automatisation ?
Voici un guide qui vous indique les étapes à suivre pour automatiser vos appels et maximiser l’impact de vos campagnes. Cette brochure est disponible en anglais uniquement.
Qu’est-ce qu’un automate d’appel ?
Comme son nom l’indique, un automate d’appel est une solution technologique qui permet d’automatiser les appels téléphoniques dans le cadre d’une stratégie de prospection.
Grâce à cette technologie, il est possible de contacter un grand nombre de personnes en très peu de temps, tout en ajustant le contenu du message en fonction des informations recueillies pour les utilisateurs.
Souvent, faisant partie intégrante des campagnes de marketing, l’utilisation de l’automatisation des appels gagne en importance grâce à son efficacité et à la flexibilité qu’elle permet aux équipes commerciales et marketing.
Les systèmes d’automatisation de la téléphonie trouvent leur origine dans le désir honorifique d’aider à la fois les appelants et leurs destinataires à qui cela importe le plus et sont un signe de bonne volonté.
Depuis que l’automatisation des appels est considérée comme abusive ou du moins permet aux entreprises d’atteindre davantage les clients pertinents à leur convenance, elle est en train d’engendrer une véritable image dans le monde du télémarketing.
Les types d’automates d’appel
Différents types d’automates d’appel existent, chacun étant conçu pour répondre à des besoins particuliers. En ayant connaissance de ces types, vous pourrez sélectionner celui qui convient le mieux à votre campagne de télémarketing.
- Automates d’appel sortants : Ces automates ont été développés dans le but de réaliser des appels pour prospecter, suivre ou relancer. Dans les campagnes de démarchage à grande échelle, où la rapidité et le volume d’appels jouent un rôle important, ils sont idéaux. Ces systèmes ont la capacité de gérer des listes de contacts et d’effectuer des appels en série, tout en ajustant les scripts à mesure que les réponses sont obtenues.
- Automates d’appel entrants : Ces automates sont principalement utilisés dans les centres de contact pour gérer les appels entrants en les redirigeant vers le service adéquat ou en proposant aux appelants des informations préenregistrées. Grâce à leur efficacité, ils permettent d’améliorer l’expérience utilisateur des services clients en réduisant les temps d’attente.
- Automates d’appel hybrides : Ces systèmes regroupent les caractéristiques des automates sortants et entrants. Ces solutions sont parfaitement adaptées aux entreprises qui ont besoin d’une solution flexible pour gérer à la fois les campagnes de démarchage et les appels entrants. Ces automates sont flexibles pour répondre à l’évolution des besoins de l’entreprise, ce qui augmente leur polyvalence.
Fonctionnement de l’automatisation des appels
Plusieurs éléments clés permettent aux automates d’appel de fonctionner et de transformer une simple liste de contacts en une campagne de démarchage efficace.
- Saisie et segmentation des contacts : Après l’importation des numéros de téléphone des prospects dans le système de l’automate d’appel téléphonique , ils sont ensuite classés en fonction de critères spécifiques tels que la localisation, le comportement d’achat ou l’historique client.
- Script préenregistré ou dynamique : Le système d’appel automatisé utilise un script, qui peut être préenregistré ou créé en temps réel selon les réactions du prospect. On a élaboré ces scripts pour orienter la discussion et rassembler les données pertinentes.
- Lancement des appels : Une fois que les contacts ont été segmentés et les scripts préparés, l’automate d’appel démarre automatiquement les appels. En fonction du type d’automate utilisé, il a la capacité de gérer un grand nombre d’appels simultanément tout en garantissant que les prospects ne reçoivent pas plusieurs appels en même temps.
- Interaction avec l’opérateur téléphonique : Grâce à sa connexion directe avec l’infrastructure de l’opérateur téléphonique, l’auto-distributeur d’appels peut améliorer la gestion des appels en optimisant leur acheminement, assurer une qualité sonore exceptionnelle et réduire les interruptions au minimum. Il est essentiel d’avoir une communication sans heurts avec l’opérateur afin de garantir la fiabilité et l’efficacité des appels automatisés.
- Analyse et reporting : À la suite de chaque appel, l’automate rassemble diverses informations telles que le pourcentage de réponses, la durée des appels et les résultats obtenus. Les données sont par la suite examinées afin d’améliorer les tactiques de campagne et optimiser les taux de conversion.
Comment réussir l’automatisation des appels ?
Pour réussir l’automatisation de vos appels dans une campagne de démarchage, voici les étapes à suivre :
- Définir les objectifs de la campagne :
Il est crucial de définir vos objectifs avant de lancer une campagne. Pour mesurer le succès de la campagne, suivez les cibles à atteindre, transmettez les messages clés et analysez les indicateurs de performance (KPIs Télécom).
- Choisir le bon automate d’appel :
Il est crucial de choisir la solution d’automatisation avec soin. Choisissez celle qui peut se connecter facilement à votre CRM actuel, en proposant des fonctionnalités avancées telles que la personnalisation des messages et l’analyse en direct.
- Personnaliser les messages :
Pour mener une campagne réussie, il est essentiel de miser sur la personnalisation. Veillez à ce que chaque message soit personnalisé en fonction du profil du prospect afin d’optimiser l’engagement. Grâce à l’automate d’appel, vous pourrez diviser vos publics cibles en segments et personnaliser les messages en conséquence.
- Tester avant de déployer :
Avant le déploiement de votre campagne, faites ces tests pour repérer les domaines à améliorer et vérifier que tout fonctionne correctement.
- Suivi et optimisation continue :
Une fois la campagne commencée, ne vous contentez pas de vos succès passés. Examinez attentivement les données obtenues, adaptez vos stratégies en fonction des résultats et ne manquez pas l’occasion de continuellement optimiser afin de maximiser l’impact de votre campagne.
Conclusion
Utiliser l’automatisation des appels présente de nombreux avantages pour toute campagne de démarchage, améliorant ainsi son efficacité, sa précision et sa réactivité. En appliquant les conseils partagés, vous pouvez faire en sorte que vos campagnes deviennent des réussites.
